El Servicio de Archivo y Publicaciones tiene como principal objetivo guardar y conservar el patrimonio documental de la Corporación provincial. La Diputación genera documentación y expedientes que han de ser conservados y que a lo largo de la historia serán los que configuren el patrimonio documental de la Institución, como ha expresado la diputada provincial de Cultura y Ciudadanía, Rocío Sutil, quien ha valorado los datos obtenidos de la Memoria 2017 de dicho Servicio.

De los datos principales obtenidos en dicho documento hay que subrayar que el pasado año se produjo un incremento de los ingresos de documentos en el Archivo de la Diputación en 1.631 unidades frente a las 1.510 del año 2916. Por tanto, el volumen total del mismo asciende a 53.923 unidades de instalación, lo que supone en dimensiones 5.839 metros lineales.

El Sistema de Archivos de la Diputación está integrado por los archivos de oficina, por el Archivo Intermedio -con carácter de central e intermedio- y el Archivo General, con carácter de histórico. El Archivo Intermedio cuenta con dos depósitos, uno situado en la sede de la Diputación y el segundo, en la antigua Escuela Universitaria de Ingenieros Técnicos Agrícolas (EUITA).

 Las funciones principales del Archivo son las de conservar los documentos adecuadamente, gestionar esa documentación y ofrecer servicio ya que sin éste no existirían los archivos y sería solo un depósito de documentos. Entre los servicios que presta el archivo hay que destacar el que se ofrece a la propia Corporación ante la necesidad de consulta de documentación o llegada de documentos. Así, las Áreas de la Corporación que han remitido un mayor número de documentos al Archivo proceden de Hacienda , con 400 documentos; del Área de Servicios Públicos Supramunicipales, con 369, y de Sevilla Activa, con 223 unidades. Por otra parte, se ofrece la consulta de documentación antigua así como un servicio externo hacia el ciudadano e investigadores.

Sobre esta última cuestión, aunque se ha producido un leve descenso de las consultas presenciales en el Servicio de Archivo y Publicaciones, por el contrario se han incrementado las visitas y consultas en la web portal Archivo y Publicaciones : www.dipusevilla.es/archivo, con 29.335 consultas

Además, en este portal web a la vez que informa sobre todos los servicios, se encuentra la historia del archivo, los fondos documentales y colecciones con que cuenta el archivo y a él se han incorporado documentos que se han ido digitalizando desde hace años, incluso los plenos de la Diputación se conservan desde 1880, ya digitalizados y disponibles en la red. También el BOP, lo que supone un servicio fundamental y, de esta forma los investigadores pueden acceder a la documentación desde cualquier parte del mundo y en ello se está trabajando continuamente.

Otros datos que se desprenden de la memoria de 2017 es la incorporación y organización de un total de 7.584 unidades de instalación en 26 archivos municipales, lo que ha supuesto 3.391 unidades más que con respecto a 2016. Asimismo, el volumen total de unidades de instalación de los 64 archivos municipales a los que se presta asistencia técnica desde la Diputación es de 136.642, lo que supone en extensión 14.000 metros lineales aproximadamente.

Para el trabajo que se realiza en este Servicio los profesionales del Archivo también se han incorporado a los grupos de trabajo de administración electrónica, en colaboración con INPRO, tanto para la Diputación como para los ayuntamientos.

Con respecto al apartado de Publicaciones, hay que subrayar la presencia en Ferias del Libro internacionales , como en Buenos Aires y Guadalajara (México) además de las nacionales como la presencia en las Ferias de Libro de Granada y Madrid y con la participación con stand propio en las Ferias del Libro de Sevilla y del Libro Antiguo y de Ocasión en la misma ciudad. Presencia en estos eventos que garantizan la venta nacional e internacional de las publicaciones de la Diputación.